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Lotus Notes Groupware-Integration für SAP CRM

Herausforderung

Eines meiner aktuellen Projekte dreht sich um die Einführung von SAP CRM in einem weltweit operierenden Unternehmen. Da dort Lotus Notes als Groupware zum Einsatz kommt, war es eine Herausforderung, die Integration von Email und Kalender einzurichten.

SAP liefert zwar Konnektoren sowohl für die Client- als auch für die Serverseite, allerdings sind diese in ihrer Funktionalität sehr limitiert. Emails können serverseitig beispielsweise nur aus dem Posteingang in das SAP CRM transferiert werden, die Anbindung an die Frei-/Gebucht-Informationen ist auch sehr sparsam.

Lösungsansatz

Darstellung des Lotus Notes Kalenders in einer Aktivität

Darstellung des Lotus Notes Kalenders in einer Aktivität

Aus diesem Grund wurde eine eigene Lösung verfolgt, die eine Lotus Notes Proxydatenbank verwendet. Das SAP CRM spricht diese Datenbank über eine Webservice-Schnittstelle an, alle Zugriffe auf Notes werden dann dort in Notes-RPCs umgewandelt. Weiterhin werden dort alle internen Übersetzungen vorgenommen, wie beispielsweise die Konvertierung von Notes-Emailadressen (CN=…/O=…) in das Internet-Format und zurück.

Die Proxydatenbank ist eine Eigenentwicklung von Waidner IT Solutions, die Gegenseite im SAP CRM wurde von reply Deutschland entwickelt.

Funktionalität

Die vom Proxy zur Verfügung gestellten Funktionalitäten sind aktuell:

  • Import von Emails aus Lotus Notes nach SAP CRM inklusive Möglichkeit, die komplette Ordnerhierarchie zu browsen. Die Emails werden mit Formatierung und allen Attachments übernommen und können beliebigen Belegen zugeordnet werden.
  • Abfrage von Frei-/Gebucht-Informationen aus Lotus Notes und grafische Anzeige in SAP CRM.
  • Weiterleitung und Konvertierung von Kalendereinledungen.
  • Weiterleitung und Konvertierung von Aufgaben, so dass diese direkt in der Lotus Notes Mailbox bearbeitet und beantwortet werden können.
  • Weiterleitung von Kontaktinformationen, so dass diese mit Duplikatsprüfung in das Lotus Notes Adressbuch übernommen werden können.
Ansicht des Posteingangs

Ansicht des Posteingangs

Neben der eigentlichen Implementierung hat sich die Performance des Netzwerks für einige Lokationen als Herausforderung dargestellt. Durch das dezentrale Notes-Netzwerk konnte dies aber durch Installation von zusätzlichen Proxy-Repliken in strategischen Lokationen gelöst werden.

Fazit

Alles in allem wurde also die Funktionalität der Groupware-Anbindung deutlich erweitert und durch die vollständige Kontrolle über beide Seiten des Programmcodes auch die Sicherheit erhöht, da niedrigere Zugriffsrechte auf die Mailboxen der User notwendig sind, als bei Verwendung der SAP-eigenen Lösung.