“Software löst nur dann Probleme, wenn der User sie nutzen will.

Haben Sie die richtige Lösung für ihre User?”

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42 – Die Lösung aller Aufgabenprobleme

Heute morgen habe ich auf dem IT-Unternehmerfrühstück in Eschborn die Gelegenheit gehabt, einmal meine Art der Aufgabenverwaltung darzustellen.

Damit nicht nur unsere kleine Runde etwas davon hat, das Ganze hier noch einmal in kurzer Schriftform. Wer es detaillierter mag, kann mich gerne kontaktieren und ich beantworte alle Fragen oder halte die Präsentation auch gerne für ihr Team.

Warum überhaupt ein neues System?

Früher ™ habe ich meine Termine im Kalender vermerkt und Aufgaben meist im Tool des Monats vermerkt (zuletzt beispielsweise die Aufgabenliste von Outlook). Dabei habe ich allerdings gemerkt, dass es nicht gerade effizient war, ich immer noch viel zu viel im Kopf haben musste und es einfach keine klare Struktur gab, was wo abgelegt wurde.

Mein Ziel jeden Abend war: eine leere Inbox, und dazu gehört nicht nur die email, sondern auch sonst alles, was sonst so über den Tag anfällt (Plakate, die ich gesehen habe. Bücher, die ich eventuell lesen möchte, …)

Den Kopf frei bekommen eben.

Was ist mir wichtig?

Es muss so einfach wie möglich funktionieren, immer und überall (also auch im Urlaub) und mir keine unnötigen Einschränkungen auferlegen.

Der Weg dorthin

Ohne externe Informationen ist es schwer, ein eigenes System aufzusetzen. Also habe ich zuerst einmal nach Inspiration gesucht, Bücher gelesen und diverse Software getestet. Die Essenz aus allem für mich lautet: Immer nur eine Komponente auf einmal ändern. Nur so kann man herausbekommen, ob es eine Verbesserung oder Verschlechterung darstellt.

Das System – Getting things done

Die Vorbehalte waren wirklich groß. Ein Amerikaner, der verspricht, dass man Aufgaben wirklich abgearbeitet bekommt. Ordnung ins Chaos bringen und dabei noch möglichst ohne markige Sprüche – ok, letzteres hat nicht ganz geklappt, aber David Allen schafft es tatsächlich, mit einem sehr einfachen System, das vor allem keine besondere Technik, Software oder ähnliches voraussetzt, sehr viel gut zu lösen.

Collect – alles, was einem einfällt, was in Form von Zetteln, Emails, Notizen, Flyern … in die Hände fällt, wird gesammelt (für meine Besprechungsnotizen habe ich das schon einmal beschrieben) und regelmäßig abgearbeitet. Mindestens einmal täglich, aber nicht zu oft.

Process – alle gesammelten Informationen werden nur einmal angefasst und es wird sofort entschieden, ob

  • es in den Müll kann -> sofort wegwerfen
  • es eine Information darstellt, die wichtig ist -> einem Projekt oder dem Archiv zuordnen
  • es eine Aufgabe ist -> hier wird es detaillierter
    • Aufgaben unter 2 Minuten Dauer sofort erledigen
    • Kann man es delegieren -> wenn ja, weitergeben
    • Ansonsten in die Aufgabenliste oder den Kalender

Review – einmal pro Woche (bei mir Freitag morgen) werden die Aufgabenliste und der Kalender durchgesehen. Die Aufgaben für die nächste Woche werden geplant und der Fortschritt für die aktuellen Projekte angesehen.

Wer mehr Details wissen mag, den verweise ich gerne auf das Buch, entweder im englischen Original, oder in der deutschen Übersetzung.

Was hilft mir bei meiner Arbeit?

  • Email und Kalender sind bei Google Apps geparkt (gmail und google calendar)
  • Evernote verwaltet meine Notizen
  • Ich nutze Notizbücher von Leuchtturm 1917 zum Mitschreiben, in Kombination mit Whitelines Link landet alles direkt in Evernote
  • Sollte mir etwas im Auto einfallen, spreche ich es auf meine Mailbox, die schickt es per Mail an mich

Die Folien zur Präsentation sind bei swipe.to abrufbar.