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Der Newsletter muss raus – Digitalisierung in der Praxis

So oder so ähnlich kennt man es. Lange geplant, aber dann doch plötzlich da. Der Termin zum Versand des nächsten Firmennewsletters, der für den Vertrieb immens wichtig ist. Schnell werden zwei Excel-Listen zusammengestellt, die alle relevanten Kundenansprechpartner enthalten sollen und einem Mitarbeiter in die Hand gedrückt mit den Worten „Das eine sind die Kunden aus dem CRM, das andere die neuen Interessenten aus dem Web. Pack‘ die beiden Listen eben mal zusammen und stelle eine Liste für den Vertrieb D-A-CH zusammen! Danke!“.

Spätestens hier zuckt man innerlich zusammen, da die Probleme hinlänglich bekannt sind. Aber nach dem Öffnen der beiden Dateien versteht man erst den wahren Umfang der Aufgabe:

  • 2 Listen – warum eigentlich?
  • Duplikate – sind die herausgefiltert?
  • D-A-CH – die Email-Adressen enden auf .ru, .com.au, .com, .it, … sind die Empfänger wirklich alle deutschsprachig?
  • Warum haben die beiden Listen eigentlich unterschiedliche Spalten?
  • Email-Adressen – ein Teil der Felder enthält mehr als eine, andere Felder sind leer
  • … die Liste lässt sich (fast) beliebig fortsetzen

Vorneweg – die schnelle Lösung, sozusagen der einmalige Workarund – findet sich hier im Blog in einem anderen Artikel. Aber bitte nach dem Lesen wieder hierher zurück.

Mich interessiert hier vielmehr die Ursache des Problems und was man dagegen tun kann. Digitalisierung ist Thema in vielen Unternehmen und Digitalisierung bedeutet eben nicht „Wir machen was mit Excel“.

Digitalisierung bedeutet zu allererst Anpassung der Prozesse. Überlegen, wie man etwas mit Hilfe des Rechners besser erledigen kann. In unserem Beispiel wäre das die Erfassung der Interessenten über die Website in einer extra Liste. Mit guter Beratung und guten Schnittstellen sollte es möglich sein, Interessenten über die Website zu erfassen und direkt als solche auch im CRM abzulegen. Dies führt einerseits hier zu nur einer Liste, andererseits erlaubt es dem Vertrieb auch, viel effizienter zu arbeiten, da alle wichtigen Daten in einem Tool zu finden sind. Schließlich interessiert ja auch, wie viele Interessenten aus welchen Kanälen zu Kunden werden. Damit kann nämlich die Werbestrategie angepasst und das Werbeetat besser ausgeschöpft werden. Das spart Geld.

Digitalisierung bedeutet auch, Prioritäten richtig zu setzen. Wenn der Newsletter für den Vertrieb so immens wichtig ist, wie oft betont wird, warum wird dann die Erstellung einer guten Empfängerauswahl oft dem Praktikanten übergeben? Richtig – weil die Software keine brauchbaren Filterkriterien bietet. Ist es dann nicht effizienter, sich einmal Gedanken über die richtigen Kriterien zu machen, in Software abzulegen und diese dann automatisiert einmal im Monat auf dem Kundenstamm anzuwenden, um die richtigen Empfänger für den Newsletter zu ermitteln? Wenn sie damit jeden Monat einen Arbeitstag einsparen, hat man ziemlich schnell einen Effizienzvorteil.

Digitalisierung reduziert Stress und Hektik. Auch scheinbare Kleinigkeiten lassen sich durch die Digitalisierung von Prozessen optimieren. Warum wird der Versand des Newsletters überhaupt so hektisch? Weil vielleicht der Vertriebsmitarbeiter, der sich normalerweise darum kümmert, im wohlverdienten Urlaub weilt und die Excel-Liste mit den Terminen irgendwo auf seinem Laptop schlummert (also bestenfalls auch in der Karibik). Deutlich effizienter kann man diese Termine in einem gemeinsamen Kalender verwalten, wie sie jede Groupware bietet. Oder alternativ eine Software nutzen, die digitale Besprechungsräume für alle Teams vorhält, in denen alle Termine und Aufgaben für alle Mitarbeiter sichtbar vorgehalten werden können.

Digitalisierung reduziert Kosten und befreit Mitarbeiter. Wenn auch nur 5 Ihrer Mitarbeiter im Monat jeweils 1 Tag Excel wälzen, statt sich um ihre eigentliche Arbeit zu kümmern, verlieren Sie im Jahr 19.200 € (bei angenommenem Stundenlohn von 40€). Wenn Digitalisierung im Kleinen richtig praktiziert wird, wenn es jemanden gibt, der sich darum kümmert und auch Entscheidungen treffen darf. Wenn extern Know How eingeholt wird, um den eigenen Tellerrand einmal zu überblicken. Dann gewinnen alle.

Reden Sie mit mir. Einfach so spontan. Am Telefon vielleicht.