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Wie finde ich meinen Engpass ?

Weakest linkWenn es um die Optimierung von Abläufen geht, fällt oft das Wort Engpass. Oder auch engpasskonzentrierte Strategie. Die Aussage ist klar, aber für viele Menschen irgendwie doch nicht richtig nachvollziehbar. Ein kurzer Überblick:

Ein Prozess läuft nicht richtig, meist zu langsam oder ineffektiv. Die Standardlösung ist oft, mehr Ressourcen auf den Prozess zu verwenden, ihn zu verbessern wo es nur geht. Nach einer Weile tritt allerdings ein seltsames Phänomen auf: der Prozess wird noch langsamer. Warum?

Man stellt sich den Prozess als Kette vor, so richtig robust mit Metallgliedern, an der Decke mit einem stabilen Haken befestigt. An einer einzigen Stelle allerdings sind zwei dieser Metallglieder nur durch eine Büroklammer verbunden. Das vielzitierte schwache Glied. Was passiert nun, wenn ich die Kette verstärke? Solange ich oberhalb der Büroklammer verstärke passiert genau gar nichts. Die Kette wird nicht stabiler. Verstärke ich unterhalb der Schnur, passiert lange auch nichts, aber irgendwann wird die Büroklammer sich dehnen, weil die Kette zu schwer ist. Genau das passiert mit Prozessen, die an der falschen Stelle verbessert werden.

Die Lösung ist also – recht offensichtlich nach diesem Bild – die Büroklammer zu ersetzen. Genau das müssen Sie auch in Ihren Prozessen machen. Engpasskonzentrierte Strategie eben, das schwächste Glied verbessern, sonst hilft alles andere nichts, oder macht es noch schlimmer.

Wie finde ich aber den Engpass in meinem Prozess? Durch systematisches Suchen. Halten Sie zuerst jeden einzelnen Prozessschritt fest, grafisch geht das recht gut. Zeichnen Sie auch die Verzweigungen ein. Entweder mit Stift und Papier, oder – wenn es aufwändiger ist – auch mit einem BPM-Tool.

Dann lassen sie ein fiktives Arbeitspaket durch den Prozess laufen. Schreiben Sie auf, wie lange Sie für jeden einzelnen Schritt brauchen. Gibt es signifikante Unterschiede? Welcher Schritt ist der, der am längsten braucht? Hier könnte der Engpass liegen.

Notieren Sie außerdem für jeden Schritt, wer die Arbeit macht. Alles der gleiche Mitarbeiter, oder mehrere Beteiligte? Ist jemand dabei, der chronisch überlastet ist? Gibt es Wartezeit vor diesem Prozessschritt? Höchstwahrscheinlich. Das könnte ein Engpass sein.

Beobachten Sie den Prozess eine Zeit lang mit echten Arbeitspaketen. Wo bleibt Arbeit liegen? Wo häuft es sich? Normalerweise bei einem der beiden oben gefundenen Schritte. Schauen Sie sich diese ganz genau an. Hier ist ihre Schnur. Hier muss die Arbeit hinfließen. Eine Optimierung an anderer Stelle, egal wie verlockend sie ist, bringt – nichts.

Suchen Sie Ihren Engpass! Und wenn Sie Hilfe dabei benötigen, fragen Sie mich einfach!