Checklisten können Leben retten

Eines der letzten Bücher, das ich gelesen habe, ist “The Checklist Manifesto” von Atul Gawande. Im Kern geht es um ein absolut einfaches Thema, bei dem man kaum vermutet, dass es a) so einen großen Einfluss haben und b) auch noch so spannend geschrieben sein kann: Checklisten.

Atul Gawande macht sich im Kern Gedanken darüber, warum trotz inzwischen reichhaltig vorhandenem Wissen und extremer Erfahrung gerade in medizinischen Berufen so viele unnötige und einfache Fehler gemacht werden. In den letzten Jahrzehnten ist das Wissen über den Körper dramatisch gestiegen, es gibt Spezialisten für alle möglichen Krankheiten und dennoch werden ganz simple Fehler immer wieder gemacht. Eines seiner Beispiele sind Infektionen, die durch intravenöse Schläuche verursacht werden können, eine der häufigsten Komplikationen in Kliniken der USA.

Einen Schlauch zu legen ist relativ trivial, ein paar einfache Dinge sind zu beachten, aber nichts, was auch nur ansatzweise die Komplexität einer Operation erreichen würde. Aber immer wieder geht etwas schief – Patienten sterben.

Um dies zu verhindern, macht sich Gawande auf die Suche nach einer Methode, und stößt auf die Checklisten der Flugzeugindustrie. Mithilfe eines Boeing-Mitarbeiters erstellt er eine Checkliste speziell für Ärzte und Schwestern, einzig mit dem Zweck, diese Infektionen zu reduzieren. Ein Test ein einer Klinik wird gestartet.

Über einen Zeitraum von 15 Monaten werden die Listen von den Schwestern eingesetzt, gegen den Widerstand der Ärzte, die sich sicher fühlen, in dem, was sie tun. Die Ergebnisse sind dramatisch: in dieser einzigen Klinik ist die Infektionsrate von 11% auf 0% gefallen, über 40 Infektionen und 8 potentielle Tode wurden verhindert.

Weitere ebenso drastische Beispiele folgen, es liest sich teilweise wirklich unglaublich. Zusätzlich kommt hinzu, dass Gawande praktisch überall auf extremen Widerstand stößt. Die meisten Menschen fühlen sich durch Checklisten eingeengt, bevormundet und wollen die Vorteile nicht sehen.

Was bleibt für mich übrig? Ich versuche inzwischen, selbst mehr auf Checklisten zu setzen. Checklisten für Programmreleases, Checklisten für Arbeiten, die am Monatsende immer wieder erledigt werden müssen usw. In 80% der Fälle hätte ich die Arbeit sicherlich auch ohne Checkliste gut erledigt, aber in den 20%, die übrig bleiben, wäre ein unnötiger Fehler passiert.

“The Checklist Manifesto” von Atul Gawande

“Checklist Strategie” von Atul Gawande

42 – Die Lösung aller Aufgabenprobleme

Heute morgen habe ich auf dem IT-Unternehmerfrühstück in Eschborn die Gelegenheit gehabt, einmal meine Art der Aufgabenverwaltung darzustellen.

Damit nicht nur unsere kleine Runde etwas davon hat, das Ganze hier noch einmal in kurzer Schriftform. Wer es detaillierter mag, kann mich gerne kontaktieren und ich beantworte alle Fragen oder halte die Präsentation auch gerne für ihr Team.

Warum überhaupt ein neues System?

Früher ™ habe ich meine Termine im Kalender vermerkt und Aufgaben meist im Tool des Monats vermerkt (zuletzt beispielsweise die Aufgabenliste von Outlook). Dabei habe ich allerdings gemerkt, dass es nicht gerade effizient war, ich immer noch viel zu viel im Kopf haben musste und es einfach keine klare Struktur gab, was wo abgelegt wurde.

Mein Ziel jeden Abend war: eine leere Inbox, und dazu gehört nicht nur die email, sondern auch sonst alles, was sonst so über den Tag anfällt (Plakate, die ich gesehen habe. Bücher, die ich eventuell lesen möchte, …)

Den Kopf frei bekommen eben.

Was ist mir wichtig?

Es muss so einfach wie möglich funktionieren, immer und überall (also auch im Urlaub) und mir keine unnötigen Einschränkungen auferlegen.

Der Weg dorthin

Ohne externe Informationen ist es schwer, ein eigenes System aufzusetzen. Also habe ich zuerst einmal nach Inspiration gesucht, Bücher gelesen und diverse Software getestet. Die Essenz aus allem für mich lautet: Immer nur eine Komponente auf einmal ändern. Nur so kann man herausbekommen, ob es eine Verbesserung oder Verschlechterung darstellt.

Das System – Getting things done

Die Vorbehalte waren wirklich groß. Ein Amerikaner, der verspricht, dass man Aufgaben wirklich abgearbeitet bekommt. Ordnung ins Chaos bringen und dabei noch möglichst ohne markige Sprüche – ok, letzteres hat nicht ganz geklappt, aber David Allen schafft es tatsächlich, mit einem sehr einfachen System, das vor allem keine besondere Technik, Software oder ähnliches voraussetzt, sehr viel gut zu lösen.

Collect – alles, was einem einfällt, was in Form von Zetteln, Emails, Notizen, Flyern … in die Hände fällt, wird gesammelt (für meine Besprechungsnotizen habe ich das schon einmal beschrieben) und regelmäßig abgearbeitet. Mindestens einmal täglich, aber nicht zu oft.

Process – alle gesammelten Informationen werden nur einmal angefasst und es wird sofort entschieden, ob

  • es in den Müll kann -> sofort wegwerfen
  • es eine Information darstellt, die wichtig ist -> einem Projekt oder dem Archiv zuordnen
  • es eine Aufgabe ist -> hier wird es detaillierter
    • Aufgaben unter 2 Minuten Dauer sofort erledigen
    • Kann man es delegieren -> wenn ja, weitergeben
    • Ansonsten in die Aufgabenliste oder den Kalender

Review – einmal pro Woche (bei mir Freitag morgen) werden die Aufgabenliste und der Kalender durchgesehen. Die Aufgaben für die nächste Woche werden geplant und der Fortschritt für die aktuellen Projekte angesehen.

Wer mehr Details wissen mag, den verweise ich gerne auf das Buch, entweder im englischen Original, oder in der deutschen Übersetzung.

Was hilft mir bei meiner Arbeit?

  • Email und Kalender sind bei Google Apps geparkt (gmail und google calendar)
  • Evernote verwaltet meine Notizen
  • Ich nutze Notizbücher von Leuchtturm 1917 zum Mitschreiben, in Kombination mit Whitelines Link landet alles direkt in Evernote
  • Sollte mir etwas im Auto einfallen, spreche ich es auf meine Mailbox, die schickt es per Mail an mich

Die Folien zur Präsentation sind bei swipe.to abrufbar.

Lesen bildet (wie, echt jetzt?)

Ich lese gerne, wirklich gerne. Lesen kann unterhalten oder bilden, am besten beides gleichzeitig.

Normalerweise lese ich ein Buch Fiction (derzeit zum Beispiel die Harry Dresden-Serie) und dann wieder ein Sachbuch. Wobei sich letzteres ziemlich trocken anhört, aber für mich definitiv nicht ist. Oft sind das Bücher der Art wie “The Deadline – a novel about project management“, eine Story über einen Projektmanager, der gekidnappt wird, um ein fiktives Software-Projekt zu leiten. Liest sich extrem flott und enthält einen Haufen nützlicher Tipps, die sich im realen Leben als Freelancer anwenden lassen.

Sehr gut gefallen hat mir zuletzt “Linchpin: are you indispensable” von Seth Godin. Seth ist Author von 18 Büchern, die sich darum drehen, wie hoch Einzigartigkeit in der aktuellen Berufswelt bewertet wird. Wie man es erreicht, aus der Masse hervorzustechen. In Linchpin geht es darum, wie man es schafft, völlig unabhängig davon, welchen Job man gerade hat, seinen persönlichen Erfolg zu definieren. Was muss man tun, um der Eingeschränktheit des “Echsenhirns” der Evolution zu entfliehen und sein Potential zu entfalten? Im Stile kurzer Blog-Postings sind die einzelnen Kapitel kurzweilig und doch mit genug Tiefe versehen, damit man gefesselt weiter liest.

Als drittes Buch dieser kleinen Auswahl definitiv: “Devil in the grove“. Das Buch erzählt die Geschichte von Thurgood Marshall, der sich um 1950 herum in den Südstaaten der USA als Anwalt für die Rechte der Schwarzen einsetzt. Unglaublich, mit welcher Brutalität und Verachtung noch vor 60 Jahren die Rassentrennung praktiziert wurde. Die wahre und teilweise sehr drastisch geschriebene Story fesselt, das Buch hat nicht umsonst den Pulitzer Preis gewonnen. Absolut lesenswert.

Und ja, lesen bildet. Fachbücher sind vor allem dann interessant, wenn Sie sich gerade nicht nur um IT drehen, sondern auch einmal den Blick in andere Themengebiete öffnen. Und gerade in der Beratung ist ein breites Spektrum an Themen wichtig, wenn man nahe am Kunden bleiben will.

Waidner IT Solutions