Softwareinventur – Effizienz steigern, Synergien nutzen, Kosten sparen

Wissen Sie, welche Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird? Spätestens wenn die Frage aufkommt „Haben wir für Thema X ein passendes Programm?“ wird das Thema akut. Die IT-Abteilung wird gefragt und man geht davon aus, dass man dort weiß, was im Haus vorhanden ist – oft ist das aber nicht der Fall. Eine Übersicht der Server ist meist noch existent, aber ob das, was darauf installiert sein sollte, noch aktuell ist, weiß man oft erst, wenn nachgesehen wird. Fachabteilungen versuchen sich in diesem Fall gerne selbst zu helfen, die Schatten-IT entsteht.

Gibt es ein CRM? – Klar.
Haben wir ein Reporting Tool für die Umsätze? – Natürlich.
Steht da auch drin, welche Produkte die Kunden gekauft haben? – Muss ich nachsehen.
Wo lege ich die Beschwerden ab? – Ähh …
Warum steht unser neues Produkt eigentlich nicht auf der Website? – Hmm …
Sind wir von der Sicherheitslücke XYZ betroffen? – Wahrscheinlich nicht …Weiterlesen

Vom Flurfunk zum Business Process Management

Business process management ist einer dieser Fachbegriffe, denen viele Unternehmen gerne aus dem Weg gehen, weil es sich auf einmal sperrig anfühlt. Viele Unternehmer sind der Meinung, dass dann die Dynamik verschwindet, Reaktionen auf spontane Ereignisse langsamer vollzogen werden. Gerade mittelständische Unternehmen, die ein schnelles Wachstum erzielt haben, stehen aber oft genau vor dieser Herausforderung. Eine Liste von Punkten, die dafür sprechen, dass eine professionelle Lösung ihrer Prozesse angedacht werden sollte.

  • Ihr Unternehmen hat ein sehr schnelles Wachstum hingelegt
  • Der Flurfunk alleine reicht nicht mehr, Mitarbeiter fühlen sich außen vor
  • Neue Mitarbeiter sind nur schlecht in den Informationsfluss an der Kaffeemaschine integriert
  • Es gibt eine neue Führungsebene zwischen Inhabern und Mitarbeitern
  • Mitarbeiter wollen – zu Recht – im Urlaub nicht mehr mit Firmenaufgaben betraut werdenWeiterlesen

Fehlt noch was – ein mobiler Einkaufshelfer

Fehlt noch wasKaufen Sie noch mit einem verschmierten Zettel aus Papier ein, auf dem kaum zu entziffern ist, was der Lebenspartner hinzugefügt hat? Oder nutzen Sie bereits das Smartphone dafür und man ist bei gemeinsamen Einkaufen davon genervt, dass die Listen nicht synchron sind? Oder die genutzte App fürs Einkaufen hat dermaßen viele Funktionen und Zusatzangaben für einen Artikel, dass es länger dauert als vorher, die Liste zu erstellen?

Mich persönlich hat es dazu angeregt, einen eigenen Ansatz für den elektronischen Einkaufszettel zu erstellen. Einfach, schnell und die Listen sind zwischen den Nutzern teilbar und synchronisiert.

Falls Sie Lust auf einen (kostenlosen, unverbindlichen, und ganz bestimmt grandios tollen) Testlauf haben, dann würde ich mich freuen, wenn ich Ihnen ein Konto anlegen darf und Sie sich unter

http://fehltnochwas.de

Ihre persönliche Einladung dafür abholen.

Ich bin für Anregung, Kritik, Verbesserungsvorschläge und Einladungen auf ein Bier jederzeit offen.

Der Newsletter muss raus – Digitalisierung in der Praxis

So oder so ähnlich kennt man es. Lange geplant, aber dann doch plötzlich da. Der Termin zum Versand des nächsten Firmennewsletters, der für den Vertrieb immens wichtig ist. Schnell werden zwei Excel-Listen zusammengestellt, die alle relevanten Kundenansprechpartner enthalten sollen und einem Mitarbeiter in die Hand gedrückt mit den Worten „Das eine sind die Kunden aus dem CRM, das andere die neuen Interessenten aus dem Web. Pack‘ die beiden Listen eben mal zusammen und stelle eine Liste für den Vertrieb D-A-CH zusammen! Danke!“.

Spätestens hier zuckt man innerlich zusammen, da die Probleme hinlänglich bekannt sind. Aber nach dem Öffnen der beiden Dateien versteht man erst den wahren Umfang der Aufgabe:

  • 2 Listen – warum eigentlich?
  • Duplikate – sind die herausgefiltert?
  • D-A-CH – die Email-Adressen enden auf .ru, .com.au, .com, .it, … sind die Empfänger wirklich alle deutschsprachig?
  • Warum haben die beiden Listen eigentlich unterschiedliche Spalten?
  • Email-Adressen – ein Teil der Felder enthält mehr als eine, andere Felder sind leer
  • … die Liste lässt sich (fast) beliebig fortsetzen

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Checklisten können Leben retten

Eines der letzten Bücher, das ich gelesen habe, ist „The Checklist Manifesto“ von Atul Gawande. Im Kern geht es um ein absolut einfaches Thema, bei dem man kaum vermutet, dass es a) so einen großen Einfluss haben und b) auch noch so spannend geschrieben sein kann: Checklisten.

Atul Gawande macht sich im Kern Gedanken darüber, warum trotz inzwischen reichhaltig vorhandenem Wissen und extremer Erfahrung gerade in medizinischen Berufen so viele unnötige und einfache Fehler gemacht werden. In den letzten Jahrzehnten ist das Wissen über den Körper dramatisch gestiegen, es gibt Spezialisten für alle möglichen Krankheiten und dennoch werden ganz simple Fehler immer wieder gemacht. Eines seiner Beispiele sind Infektionen, die durch intravenöse Schläuche verursacht werden können, eine der häufigsten Komplikationen in Kliniken der USA.

Einen Schlauch zu legen ist relativ trivial, ein paar einfache Dinge sind zu beachten, aber nichts, was auch nur ansatzweise die Komplexität einer Operation erreichen würde. Aber immer wieder geht etwas schief – Patienten sterben.

Um dies zu verhindern, macht sich Gawande auf die Suche nach einer Methode, und stößt auf die Checklisten der Flugzeugindustrie. Mithilfe eines Boeing-Mitarbeiters erstellt er eine Checkliste speziell für Ärzte und Schwestern, einzig mit dem Zweck, diese Infektionen zu reduzieren. Ein Test ein einer Klinik wird gestartet.

Über einen Zeitraum von 15 Monaten werden die Listen von den Schwestern eingesetzt, gegen den Widerstand der Ärzte, die sich sicher fühlen, in dem, was sie tun. Die Ergebnisse sind dramatisch: in dieser einzigen Klinik ist die Infektionsrate von 11% auf 0% gefallen, über 40 Infektionen und 8 potentielle Tode wurden verhindert.

Weitere ebenso drastische Beispiele folgen, es liest sich teilweise wirklich unglaublich. Zusätzlich kommt hinzu, dass Gawande praktisch überall auf extremen Widerstand stößt. Die meisten Menschen fühlen sich durch Checklisten eingeengt, bevormundet und wollen die Vorteile nicht sehen.

Was bleibt für mich übrig? Ich versuche inzwischen, selbst mehr auf Checklisten zu setzen. Checklisten für Programmreleases, Checklisten für Arbeiten, die am Monatsende immer wieder erledigt werden müssen usw. In 80% der Fälle hätte ich die Arbeit sicherlich auch ohne Checkliste gut erledigt, aber in den 20%, die übrig bleiben, wäre ein unnötiger Fehler passiert.

„The Checklist Manifesto“ von Atul Gawande

„Checklist Strategie“ von Atul Gawande

42 – Die Lösung aller Aufgabenprobleme

Heute morgen habe ich auf dem IT-Unternehmerfrühstück in Eschborn die Gelegenheit gehabt, einmal meine Art der Aufgabenverwaltung darzustellen.

Damit nicht nur unsere kleine Runde etwas davon hat, das Ganze hier noch einmal in kurzer Schriftform. Wer es detaillierter mag, kann mich gerne kontaktieren und ich beantworte alle Fragen oder halte die Präsentation auch gerne für ihr Team.

Warum überhaupt ein neues System?

Früher ™ habe ich meine Termine im Kalender vermerkt und Aufgaben meist im Tool des Monats vermerkt (zuletzt beispielsweise die Aufgabenliste von Outlook). Dabei habe ich allerdings gemerkt, dass es nicht gerade effizient war, ich immer noch viel zu viel im Kopf haben musste und es einfach keine klare Struktur gab, was wo abgelegt wurde.

Mein Ziel jeden Abend war: eine leere Inbox, und dazu gehört nicht nur die email, sondern auch sonst alles, was sonst so über den Tag anfällt (Plakate, die ich gesehen habe. Bücher, die ich eventuell lesen möchte, …)

Den Kopf frei bekommen eben.

Was ist mir wichtig?

Es muss so einfach wie möglich funktionieren, immer und überall (also auch im Urlaub) und mir keine unnötigen Einschränkungen auferlegen.

Der Weg dorthin

Ohne externe Informationen ist es schwer, ein eigenes System aufzusetzen. Also habe ich zuerst einmal nach Inspiration gesucht, Bücher gelesen und diverse Software getestet. Die Essenz aus allem für mich lautet: Immer nur eine Komponente auf einmal ändern. Nur so kann man herausbekommen, ob es eine Verbesserung oder Verschlechterung darstellt.

Das System – Getting things done

Die Vorbehalte waren wirklich groß. Ein Amerikaner, der verspricht, dass man Aufgaben wirklich abgearbeitet bekommt. Ordnung ins Chaos bringen und dabei noch möglichst ohne markige Sprüche – ok, letzteres hat nicht ganz geklappt, aber David Allen schafft es tatsächlich, mit einem sehr einfachen System, das vor allem keine besondere Technik, Software oder ähnliches voraussetzt, sehr viel gut zu lösen.

Collect – alles, was einem einfällt, was in Form von Zetteln, Emails, Notizen, Flyern … in die Hände fällt, wird gesammelt (für meine Besprechungsnotizen habe ich das schon einmal beschrieben) und regelmäßig abgearbeitet. Mindestens einmal täglich, aber nicht zu oft.

Process – alle gesammelten Informationen werden nur einmal angefasst und es wird sofort entschieden, ob

  • es in den Müll kann -> sofort wegwerfen
  • es eine Information darstellt, die wichtig ist -> einem Projekt oder dem Archiv zuordnen
  • es eine Aufgabe ist -> hier wird es detaillierter
    • Aufgaben unter 2 Minuten Dauer sofort erledigen
    • Kann man es delegieren -> wenn ja, weitergeben
    • Ansonsten in die Aufgabenliste oder den Kalender

Review – einmal pro Woche (bei mir Freitag morgen) werden die Aufgabenliste und der Kalender durchgesehen. Die Aufgaben für die nächste Woche werden geplant und der Fortschritt für die aktuellen Projekte angesehen.

Wer mehr Details wissen mag, den verweise ich gerne auf das Buch, entweder im englischen Original, oder in der deutschen Übersetzung.

Was hilft mir bei meiner Arbeit?

  • Email und Kalender sind bei Google Apps geparkt (gmail und google calendar)
  • Evernote verwaltet meine Notizen
  • Ich nutze Notizbücher von Leuchtturm 1917 zum Mitschreiben, in Kombination mit Whitelines Link landet alles direkt in Evernote
  • Sollte mir etwas im Auto einfallen, spreche ich es auf meine Mailbox, die schickt es per Mail an mich

Die Folien zur Präsentation sind bei swipe.to abrufbar.

Wie weit ist die Digitalisierung Ihres Unternehmens ?

Industrie 4.0, Internet of things (IoT), die Digitalisierung der Gesellschaft – man kommt um das Thema Digitalisierung einfach nicht mehr herum. Google spuckt zum Stichwort derzeit über 4 Mio. Treffer aus. Und wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Bestens vermute ich. Office wird an allen Arbeitsplätzen genutzt, das Warenwirtschaftssystem hat gerade ein Update bekommen, die aktuellen Geschäftszahlen liegen als Grafik vor und im CRM sind alle Kundenbeziehung gepflegt – und wenn das so ist, warum wird immer wieder betont wie wichtig die Digitalisierung für Ihr Unternehmen ist?

Weil Digitalisierung eben nicht bedeutet, dass es ein paar Lösungen von der Stange gibt, die zwar vorhanden sind, aber nicht genutzt werden, weil sie nicht miteinander reden.

Ist es nicht eher so, dass zwar ein CRM existiert, aber nur von einer Handvoll Mitarbeiter genutzt wird? Fragen Sie einmal Ihren besten Vertriebsmitarbeiter, wo seine Informationen zu aktuellen Projekten abgelegt sind. Mein Tipp für die Antwort: Excel.

Als Sie als Geschäftsführer das letzte Mal die aktuellen Verkaufszahlen für ein Produkt haben wollten, waren diese sofort auf Ihrem Rechner per Knopfdruck verfügbar? Oder musste erst eine Powerpoint-Datei für Sie erstellt werden?

Fragen Sie einmal in der Produktion nach, welche essentiellen Bauteile Ihrer Produkte im nächsten Jahr durch die Lieferanten abgekündigt sein werden! Ich wette, der Kollege wird zum Telefon greifen und den oder die Lieferanten anrufen müssen, vorausgesetzt, er kann schnell genug eine Liste aller Bauteile aus der Warenwirtschaft erstellen.

Digitalisierung bedeutet, dass klare digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen existieren, die Ihnen wertvolle Informationen jetzt und aktuell liefern können, ohne dass erst nach den Daten gegraben werden muss und in Handarbeit eine Zusammenfassung erstellt wird.

Dies ist kein Umbau von heute auf morgen, aber es ist machbar. Höchstwahrscheinlich sogar, indem sie bereits existierende Software besser nutzen, besser vernetzen, besser einbinden.

Darf ich Ihnen dabei helfen?

Bessere Notizen mit Whitelines + Evernote

Es klingt übertrieben, aber eine der wichtigsten Entscheidungen in meinem Job war für mich, wie ich meine Notizen anlege. Als Softwareberater kennt man natürlich einiges an Programmen und Spielzeugen, die alle das Leben vereinfachen sollen. Das Problem – die meisten tun es nicht, sondern lenken nur ab.

Was war mein Wunsch? So effizient wie möglich Notizen in einer Besprechung (oder auch bei jeder anderen Gelegenheit) aufnehmen und daraus Aufgaben etc. in elektronischer Form generieren. Elektronisch deswegen, weil ich sehr viel am Rechner arbeite und mich schon seit Jahren mit Remember the Milk (RTM) organisiere und die meisten längeren Text in Evernote packe.

Nach einigen Umwegen hat sich allerdings herausgestellt, dass die diversen elektronischen Möglichkeiten, Notizen direkt in den Rechner zu bekommen, schwierig zu verwenden sind. Probiert habe ich unter anderem:

Ein Asus Transformer Tablet mit Android. Hier konnte ich meine Notizen direkt elektronisch in Evernote erfassen. Der Versuch, direkt Aufgaben in einer Besprechung in RTM einzugeben scheiterte kläglich, da diese sich bis zum Ende eines Termins zu oft ändern – hat sich nicht bewährt, da die Tastatur zu schlecht für blindes Tippen war und auch das Transformer generell als Arbeitsgerät kein Notebook ablösen konnte.

Asus Transformer

Direktes Tippen in Evernote auf dem Notebook. Generell ok, die Notizen sind da, wo ich sie haben will. In Ausnahmefällen mache ich dies auch mal so, allerdings habe ich für mich gemerkt, dass ein Notebook zu sehr ablenkt. Außerdem finde ich es unhöflich, im Kundengespräch ständig auf den Bildschirm zu starren.

Der Livescribe-Pen war kurz in meinem Fokus. Allerdings hat ein Kunde von mir das Ding im Einsatz und damit konnte ich testschreiben. Da ich nicht so sehr auf Stifte in der Dicke eines Eddings beim Notieren stehe, ein Fail. Außerdem teuer.

livescribe

Komplett analoge Notizen. Ebenfalls ok, aber nicht perfekt. Ein gutes Notizbuch macht auf den Kunden einfach den Eindruck, dass man seine Worte ernst nimmt. Außerdem bin ich per Hand immer noch schneller und flexibler, als elektronisch.

Meine Lösung

Dann bin ich auf ein interessantes Posting von Judith Andresen über Google+ gestolpert. Das Ergebnis ist ein Notizbuch von Whitelines, zusammen mit der Whitelines App, die alle Notizen Richtung Evernote transportiert. Aufgaben landen danach in RTM. Wie?

Whitelines ist eine Firma aus Schweden, die Notizbücher mit hellgrauem Hintegrund und weißen Linien entwickelt hat (darum Whitelines). Macht man ein Foto von geschriebenem Text, sieht man die Linien schon fast nicht mehr. Ein bisschen Kontrast und Helligkeit variieren, und man hat schwarzen Text vor weißem Grund. Nett.

Whitelines-link2

Mit Whitelines Link gibt es seit einer Weile Notizbücher, die an den Ecken Kennzeichen haben. Mithilfe dieser Erkennungsmarken kann die App von Whitelines Link das Papier erkennen, die Korrekturen an Kontrast und Helligkeit automatisch vornehmen und vor allem die Verzerrung korrigieren, wenn man schief fotografiert. Schon sehr viel netter.

Richtig gut ist, dass man die App mit Evernote verbinden kann und so jede Notiz automatisch in einem passenden Notizbuch landet. Erwähnte ich, dass die erstklassige Texterkennung von Evernote mit meiner Handschrift funktioniert und somit alle Notizen sofort durchsuchbar sind? Extrem nett.

Jetzt muss ich am Ende des Arbeitstages nur noch die Aufgaben aus der Notiz in RTM übertragen. Leider noch manuell. Aber schon einige Schritte weiter und vor allem ohne große technische Fummeleien.

Mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Bei unserem IT-Unternehmerfrühstück heute morgen kamen wir neben der Archivierung und Durchsuchbarkeit von Emails auch auf das Thema Organisation und Ablage, und ich habe in Stichworten mein System (wenn man das überhaupt so nennen kann) vorgestellt. Da ich um eine kurze Zusammenfassung gebeten wurde, dachte ich mir, mache ich das einfach öffentlich, dann haben mehr Menschen etwas davon.

Also – mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Ich nutze für meine Emails Google Mail, da die Volltextsuche innerhalb des Systems einfach grandios gut funktioniert. Völlig abgeschafft habe ich eine klassische Sortierung nach Kunden oder Projekten. Spätestens, wenn man mehrere Kunden in einem Projekt hat, oder das gleiche Projekt bei mehreren Kunden durchgeführt hat, ist das hinfällig. Mit Labels geht das besser, aber warum soll ich in einen Labelordner springen, wenn ich auch einfach den gleichen Begriff in die Suche eingeben kann?

Daher sieht meine minimalistische Ansicht so aus:

MailboxDer Posteingang wird regelmäßig bearbeitet. Ich habe absichtlich keine Benachrichtigung aktiviert, die hält nur von konzentrierter Arbeit ab. So alle Stunde schaue ich durchschnittlich nach, ob neue Post da ist.

Jede eingegangene Mail wird gelesen und in nach folgendem Schema behandelt, das an „Getting things done (GTD)“ angelehnt ist:

  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert max. 2 Minuten? Sofort erledigen.
  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert länger als 2 Minuten? Wenn ja, dann als @Action kennzeichnen (ob das nun ein Ordner ist, oder als Label realisiert ist, spielt keine Rolle) und damit ist die Mail aus dem Eingang raus.
  • Kann ich die Aufgabe delegieren? Wenn ja, dann die Mail an den Kollegen weiterleiten und mich selbst in BCC setzen. Damit ist sie ebenfalls aus dem Eingang raus. Eine Regel sorgt dann dafür, dass die bcc-gesendete Mail als @WaitingFor gekennzeichnet wird.
  • Enthält die Mail relevante Informationen, aber keine Aufgaben? Archivieren.
  • Alles andere ist nicht relevant und wird gelöscht oder als Spam markiert.

Die Ordner @Action und @WaitingFor arbeite ich in regelmäßigen Intervallen konzentriert und themengruppiert ab. Auf die Art bleibt der Arbeitsfluss erhalten, man erstickt nicht in einem vollen Posteingang und hat ein gutes Gewissen, dass nichts verloren geht.

 

Waidner IT Solutions