Weiterbildung macht Spaß – Visualisierung ohne PowerPoint

Am letzten Freitag hatte ich mich zu einem Workshop angemeldet. „Visualize 4 Job“ versprach, mit einfachen Mitteln die Grundlagen der Visualisierung von Prozessen zu vermitteln – ohne PowerPoint.

Im Coworking M1 in Mainz hatte Michael Geiß, seines Zeichens „Visualizer“, eingeladen, um einer kleinen Runde aus 5 Lernwilligen einen Einblick darin zu geben. Da ich mich selbst als eher mäßigen Zeichner sehe, um es einmal vorsichtig auszudrücken, war ich sehr gespannt, ob dieser Ausbruch aus meiner Komfortzone klappen würde. Ohne lange Erklärungen startete der Workshop auch direkt damit, seinen eigenen Superhelden zu entwerfen. Ich muss gestehen, ich war überfordert. Aber … das war das einzige Mal den ganzen Tag über!

Visualize 4 jobWeiterlesen

Bessere Notizen mit Whitelines + Evernote

Es klingt übertrieben, aber eine der wichtigsten Entscheidungen in meinem Job war für mich, wie ich meine Notizen anlege. Als Softwareberater kennt man natürlich einiges an Programmen und Spielzeugen, die alle das Leben vereinfachen sollen. Das Problem – die meisten tun es nicht, sondern lenken nur ab.

Was war mein Wunsch? So effizient wie möglich Notizen in einer Besprechung (oder auch bei jeder anderen Gelegenheit) aufnehmen und daraus Aufgaben etc. in elektronischer Form generieren. Elektronisch deswegen, weil ich sehr viel am Rechner arbeite und mich schon seit Jahren mit Remember the Milk (RTM) organisiere und die meisten längeren Text in Evernote packe.

Nach einigen Umwegen hat sich allerdings herausgestellt, dass die diversen elektronischen Möglichkeiten, Notizen direkt in den Rechner zu bekommen, schwierig zu verwenden sind. Probiert habe ich unter anderem:

Ein Asus Transformer Tablet mit Android. Hier konnte ich meine Notizen direkt elektronisch in Evernote erfassen. Der Versuch, direkt Aufgaben in einer Besprechung in RTM einzugeben scheiterte kläglich, da diese sich bis zum Ende eines Termins zu oft ändern – hat sich nicht bewährt, da die Tastatur zu schlecht für blindes Tippen war und auch das Transformer generell als Arbeitsgerät kein Notebook ablösen konnte.

Asus Transformer

Direktes Tippen in Evernote auf dem Notebook. Generell ok, die Notizen sind da, wo ich sie haben will. In Ausnahmefällen mache ich dies auch mal so, allerdings habe ich für mich gemerkt, dass ein Notebook zu sehr ablenkt. Außerdem finde ich es unhöflich, im Kundengespräch ständig auf den Bildschirm zu starren.

Der Livescribe-Pen war kurz in meinem Fokus. Allerdings hat ein Kunde von mir das Ding im Einsatz und damit konnte ich testschreiben. Da ich nicht so sehr auf Stifte in der Dicke eines Eddings beim Notieren stehe, ein Fail. Außerdem teuer.

livescribe

Komplett analoge Notizen. Ebenfalls ok, aber nicht perfekt. Ein gutes Notizbuch macht auf den Kunden einfach den Eindruck, dass man seine Worte ernst nimmt. Außerdem bin ich per Hand immer noch schneller und flexibler, als elektronisch.

Meine Lösung

Dann bin ich auf ein interessantes Posting von Judith Andresen über Google+ gestolpert. Das Ergebnis ist ein Notizbuch von Whitelines, zusammen mit der Whitelines App, die alle Notizen Richtung Evernote transportiert. Aufgaben landen danach in RTM. Wie?

Whitelines ist eine Firma aus Schweden, die Notizbücher mit hellgrauem Hintegrund und weißen Linien entwickelt hat (darum Whitelines). Macht man ein Foto von geschriebenem Text, sieht man die Linien schon fast nicht mehr. Ein bisschen Kontrast und Helligkeit variieren, und man hat schwarzen Text vor weißem Grund. Nett.

Whitelines-link2

Mit Whitelines Link gibt es seit einer Weile Notizbücher, die an den Ecken Kennzeichen haben. Mithilfe dieser Erkennungsmarken kann die App von Whitelines Link das Papier erkennen, die Korrekturen an Kontrast und Helligkeit automatisch vornehmen und vor allem die Verzerrung korrigieren, wenn man schief fotografiert. Schon sehr viel netter.

Richtig gut ist, dass man die App mit Evernote verbinden kann und so jede Notiz automatisch in einem passenden Notizbuch landet. Erwähnte ich, dass die erstklassige Texterkennung von Evernote mit meiner Handschrift funktioniert und somit alle Notizen sofort durchsuchbar sind? Extrem nett.

Jetzt muss ich am Ende des Arbeitstages nur noch die Aufgaben aus der Notiz in RTM übertragen. Leider noch manuell. Aber schon einige Schritte weiter und vor allem ohne große technische Fummeleien.

Lesen bildet (wie, echt jetzt?)

Ich lese gerne, wirklich gerne. Lesen kann unterhalten oder bilden, am besten beides gleichzeitig.

Normalerweise lese ich ein Buch Fiction (derzeit zum Beispiel die Harry Dresden-Serie) und dann wieder ein Sachbuch. Wobei sich letzteres ziemlich trocken anhört, aber für mich definitiv nicht ist. Oft sind das Bücher der Art wie „The Deadline – a novel about project management„, eine Story über einen Projektmanager, der gekidnappt wird, um ein fiktives Software-Projekt zu leiten. Liest sich extrem flott und enthält einen Haufen nützlicher Tipps, die sich im realen Leben als Freelancer anwenden lassen.

Sehr gut gefallen hat mir zuletzt „Linchpin: are you indispensable“ von Seth Godin. Seth ist Author von 18 Büchern, die sich darum drehen, wie hoch Einzigartigkeit in der aktuellen Berufswelt bewertet wird. Wie man es erreicht, aus der Masse hervorzustechen. In Linchpin geht es darum, wie man es schafft, völlig unabhängig davon, welchen Job man gerade hat, seinen persönlichen Erfolg zu definieren. Was muss man tun, um der Eingeschränktheit des „Echsenhirns“ der Evolution zu entfliehen und sein Potential zu entfalten? Im Stile kurzer Blog-Postings sind die einzelnen Kapitel kurzweilig und doch mit genug Tiefe versehen, damit man gefesselt weiter liest.

Als drittes Buch dieser kleinen Auswahl definitiv: „Devil in the grove„. Das Buch erzählt die Geschichte von Thurgood Marshall, der sich um 1950 herum in den Südstaaten der USA als Anwalt für die Rechte der Schwarzen einsetzt. Unglaublich, mit welcher Brutalität und Verachtung noch vor 60 Jahren die Rassentrennung praktiziert wurde. Die wahre und teilweise sehr drastisch geschriebene Story fesselt, das Buch hat nicht umsonst den Pulitzer Preis gewonnen. Absolut lesenswert.

Und ja, lesen bildet. Fachbücher sind vor allem dann interessant, wenn Sie sich gerade nicht nur um IT drehen, sondern auch einmal den Blick in andere Themengebiete öffnen. Und gerade in der Beratung ist ein breites Spektrum an Themen wichtig, wenn man nahe am Kunden bleiben will.

Mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Bei unserem IT-Unternehmerfrühstück heute morgen kamen wir neben der Archivierung und Durchsuchbarkeit von Emails auch auf das Thema Organisation und Ablage, und ich habe in Stichworten mein System (wenn man das überhaupt so nennen kann) vorgestellt. Da ich um eine kurze Zusammenfassung gebeten wurde, dachte ich mir, mache ich das einfach öffentlich, dann haben mehr Menschen etwas davon.

Also – mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Ich nutze für meine Emails Google Mail, da die Volltextsuche innerhalb des Systems einfach grandios gut funktioniert. Völlig abgeschafft habe ich eine klassische Sortierung nach Kunden oder Projekten. Spätestens, wenn man mehrere Kunden in einem Projekt hat, oder das gleiche Projekt bei mehreren Kunden durchgeführt hat, ist das hinfällig. Mit Labels geht das besser, aber warum soll ich in einen Labelordner springen, wenn ich auch einfach den gleichen Begriff in die Suche eingeben kann?

Daher sieht meine minimalistische Ansicht so aus:

MailboxDer Posteingang wird regelmäßig bearbeitet. Ich habe absichtlich keine Benachrichtigung aktiviert, die hält nur von konzentrierter Arbeit ab. So alle Stunde schaue ich durchschnittlich nach, ob neue Post da ist.

Jede eingegangene Mail wird gelesen und in nach folgendem Schema behandelt, das an „Getting things done (GTD)“ angelehnt ist:

  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert max. 2 Minuten? Sofort erledigen.
  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert länger als 2 Minuten? Wenn ja, dann als @Action kennzeichnen (ob das nun ein Ordner ist, oder als Label realisiert ist, spielt keine Rolle) und damit ist die Mail aus dem Eingang raus.
  • Kann ich die Aufgabe delegieren? Wenn ja, dann die Mail an den Kollegen weiterleiten und mich selbst in BCC setzen. Damit ist sie ebenfalls aus dem Eingang raus. Eine Regel sorgt dann dafür, dass die bcc-gesendete Mail als @WaitingFor gekennzeichnet wird.
  • Enthält die Mail relevante Informationen, aber keine Aufgaben? Archivieren.
  • Alles andere ist nicht relevant und wird gelöscht oder als Spam markiert.

Die Ordner @Action und @WaitingFor arbeite ich in regelmäßigen Intervallen konzentriert und themengruppiert ab. Auf die Art bleibt der Arbeitsfluss erhalten, man erstickt nicht in einem vollen Posteingang und hat ein gutes Gewissen, dass nichts verloren geht.

 

Wozu ein Softwareberater ?

Mir passiert es oft, wenn ich meinen Job vorstelle, das gefragt wird: du bist „Softwareberater – was machst du denn da so?“

Eine meiner Antworten ist „Mein Job ist es, die Arbeit von Menschen angenehmer und produktiver zu gestalten; vor allem dadurch, dass man über eingefahrene Prozesse nachdenkt und sie neu hinterfragt. Ich nutze dazu auch Software, aber das ist nur ein Werkzeug von vielen im Kasten.“

Nachfragen

Das wichtigste Werkzeug in meinem Kasten ist „Nachfragen“ – warum laufen Prozesse so, wie sie laufen? Wie ist der aktuelle Ablauf, wie soll der Ablauf in Zukunft sein? Brauchen wir das komplizierte neue Programm überhaupt, oder kann man einiges vielleicht organisatorisch so ändern, dass es einfacher läuft? Inspiration bei diesem Ansatz sind die 5 Warums, die von Sakichi Toyoda (der Toyota Motor Corporation) entwickelt wurden.

Augenöffner sein

Wenn ich meine ersten Kundentermine habe, versuche ich, das Problemfeld erst einmal komplett zu verstehen. Oft treffe ich auf bereits vorgedachte Lösungen der Art „Wir wollen Prozess X jetzt in Tool Y abbilden; können Sie das für uns implementieren?“  Genau das ist aber ein schwieriger Ansatz, da er bereits versucht, die Lösung vorzugeben. Das schränkt das Denken und die kreative Freiheit ein, so dass ich meist erst einmal von vorne anfange. Ich lasse mir dazu das Problem in der realen Welt noch einmal schildern, versuche die Detailprobleme herauszuarbeiten und zu sehen, auf welche bestehenden Lösungen man eventuell zurückgreifen kann, ohne komplett neu zu beginnen. Oft kommen in der Diskussion auch Lösungen vom Kunden, die den Menschen erst dann einfallen, wenn man einmal mit Außenstehenden darüber spricht.

Entscheidungen treffen

Wenn verschiedene Wege ermittelt wurde, um ein Problem zu lösen, muss abgewogen werden, welcher der richtige ist. Hierbei helfe ich mit Kostenabschätzungen, Analysen der Vor- und Nachteile oder stelle den Kontakt zu Softwarelieferanten her, um eine Demonstration zu sehen. Wichtig ist hierbei, dass die Entscheidung immer mit dem Kunden durchgeführt wird, so dass jederzeit klar ist, warum er sich für ein Produkt entscheidet.

Und wie kann ich Ihnen helfen?

Wie erkenne ich einen guten Entwickler ?

Wenn ich bei einem Kunden ein Projekt begleite, begegnet mir oft eine Frage: Wie finde ich einen guten Softwareentwickler, eventuell einen Freiberufler, der meine Vorstellungen umsetzen kann? Viele Unternehmen haben schon negative Erfahrungen mit Kollegen aus der Softwareentwicklung gemacht, wollen auch daraus lernen, finden aber nicht den richtigen Ansatz. Oft gleitet die Diskussion sehr schnell in die Richtung „Wie soll ich denn erkennen, ob der Kollege gut programmieren kann? Ich bin doch kein Entwickler.“ oder „Meine Administratoren können zwar System X aufsetzen und warten, sind aber nicht in der Entwicklung tätig und haben überhaupt keine Chance, einen Reinfall zu entdecken“. Man konzentriert sich also vor allem auf schlechten Code.

So wird manchmal ein Entwickler nach dem anderen durchprobiert, die Kosten steigen immer weiter und am Ende ist das Ergebnis leider doch mittelmäßig, wenn überhaupt verwendbar. Teilweise hat man Glück und findet nach ein paar Versuchen einen guten Kandidaten, doch der kann leider nur für ein Projekt zur Verfügung stehen und dann geht die Suche wieder los.

Aber es gibt Wege, auch als Nicht-Techniker einen guten Entwickler zu finden. Man muss nur wissen wie.

Der wichtigste Test ist das Verhalten bei der Vorstellung des konkreten Projekts. Erklären Sie genau, wie Sie sich das Ergebnis vorstellen. Achten Sie bei dem Gespräch vor allem darauf, ob Fragen nach Sinn und Unsinn von Funktionalitäten gestellt werden. Ein guter Entwickler nimmt keine Projektanforderung als Gott-gegeben hin, sondern hinterfragt wichtige Punkte. Ein Entwickler muss den Hintergrund von dem verstehen, was er entwickeln soll. Wenn das nicht geschieht, können Sie nahezu 100% sicher sein, dass der Kandidat nicht passt.

Fragen Sie nach Vorschlägen, wie man die Anforderungen eventuell anders umsetzen könnte. Vielleicht gibt es andere Möglichkeiten, an die Sie noch nicht gedacht haben. Ein guter Entwickler wird Ihnen Alternativen aufzeigen können und auch eine knappe Bewertung abgeben, warum das eine besser oder schlechter geeignet ist, als das andere.

Die Zeitschätzung ist ebenfalls ein gutes Indiz. Nach der Vorstellung des Projekts wird der Entwickler natürlich nach Zeitaufwand und Fertigstellungstermin gefragt (wenn dieser nicht bereits durch das Projekt vorgegeben ist). Sollte hier nach dem ersten Gespräch sofort eine exakte Zahl fallen, können Sie im Regelfall aufhören. Außer bei Mini-Projekten im 4-Stunden-Bereich ist es unmöglich, aus dem Stehgreif eine exakte Schätzung zu erhalten. Eine „Hausnummer“ der Art „zwischen 4-5 Wochen“ und „ca. X €“ kann man erwarten, aber ein guter Entwickler sollte darauf hinweisen, dass man eine Zeitschätzung nicht aus dem Ärmel schüttelt und sich daher eine kurze Bedenkzeit erbeten für die Rückmeldung.

Auch ein Punkt, den viele allerdings nicht so gerne hören, ist die Frage nach den Kosten. Ein guter Entwickler ist selten auf den ersten Blick billig. Ich kenne keinen wirklich guten Entwickler, der für 20€ die Stunde arbeitet. Klar, es gibt manche, die nebenbei ein bisschen hacken und sich etwas dazuverdienen wollen, aber realistisch liegt der Stundensatz irgendwo zwischen 50€ und 150€ je nach Projekt und Anforderung. Softwareentwicklung ist ein Handwerk, das hohe kreative Anforderungen stellt und genauso ein systematisches Vorgehen bei der Durchführung erfordert. Der Zeitaufwand für die Weiterbildung ist auch nicht unbedingt gering. Spart man hier, kann man sich sicher sein, nachher bei der Wartungs- und Weiterentwicklungskosten ordentlich drauflegen zu müssen, um die gemachten Fehler auszubessern. Betrachten Sie also den Gesamtnutzen des Projektes. Wie hoch sind die Einsparungen oder die neuen Umsätze, die durch das Projekt generiert werden können im Gegensatz zu den Projektkosten?

Sollten Sie die Chance haben, doch einen Kollegen aus der Entwicklung hinzuziehen zu können, dann tun Sie das. Man kann damit den Horizont noch erweitern und folgende Themen ansprechen.

Neben der Primäranforderung, das heißt die Beherrschung der Programmiersprachen, gehören dazu aus meiner Sicht auch der sichere Umgang mit Entwicklungsumgebungen. Ja, absichtlich Plural. Klar hat jeder Entwickler seine Lieblingsumgebung inkl. -sprache, aber auskommen sollte er nach der üblichen Einarbeitungszeit mit fast allem. Sprechen Sie ihren Kandidaten auf dieses Thema an, fragen Sie nach, was seine Lieblingsumgebung ist und ob er mit der bei Ihnen verwendeten klar kommt. Hören Sie darauf, ob er bestimmte „Macken“ anspricht, ins Detail geht, oder oberflächlich bleibt. Die meisten guten Entwickler sind leidenschaftlich bei der Sache und das hört man.

Sprechen Sie den Entwicklungsprozess als solchen an. Stellen Sie Ihren Prozess und die verwendeten Tools vor. Welches Quellcodeverwaltungssystem verwenden Sie (es gibt doch eines, oder?) und wie werden Fehler gemeldet und verfolgt? Normalerweise spricht ein Entwickler, der bei Ihnen eingebunden werden soll, solche Themen von sich aus an, oder kann zumindest mit dem Themenfeld etwas anfangen.

Fazit: Auch ohne technisches Verständnis kann man die Spreu vom Weizen trennen, man muss allerdings bereit sein, auch etwas Zeit zu investieren und sollte nicht zu viel Wert auf die Einschätzung einer Personalvermittlung legen. Letztere wollen nämlich hauptsächlich eines: die Provision kassieren.

Zeiterfassung für Freiberufler

Auch als Freiberufler muss man immer schauen, dass am Ende des Geldes möglichst kein Monat mehr übrig ist. Dies erreicht man sicherlich auch dadurch, dass man seine Arbeitsstunden verlässlich erfasst und auch so dem Kunden präsentiert, dass dieser weiß, dass er für sein Geld auch etwas bekommt. Ich kann nur den Tipp geben, detaillierte Stundenaufstellungen in der Rechnung zu vermerken, anstatt einfach nur den kompletten Betrag aufzulisten. Es erhöht die Glaubwürdigkeit einfach immens, wenn da statt

März 2011 – Programmierung Software x – 1000€

dann folgendes aufgeführt ist:

4.3.2011 Konzeptionierung Programm X, 4h
5.3.2011 Erstellung Mockups für das Benutzerinterface, 2h
5.3.2011 Vorstellung Konzept beim Kunden, 2h
6.3.2011 Programmierung Datenmodell, 8h
9.3.2011 Programmierung Oberfläche, 4h
Summe: 1000€

Dies lässt deutlich weniger Raum für Diskussionen, erklärt außerdem, was man für sein Geld bekommt und die eigene Arbeit erscheint wertiger.

Wie man diese Detaillierung hinbeekommt? Ich für meinen Teil bin nicht so der Freund des Papiers und da ich einen Großteil meiner Arbeit eh am Rechner erledige, lasse ich ein kleines Tool mitlaufen, das mir den Großteil der Arbeit abnimmt. Derzeit verwende ich dafür toggl.com, was für Einzelpersonen kostenlos ist. Supereinfache Stundenerfassung, getrennt nach Kunden und Projekten und eine Vielzahl von Berichten, die man auch gut exportieren kann.

Also, gebt dem Ganzen eine Chance. Auch aus Fairness dem Auftraggeber gegenüber.

Der Neustart

Nach über 11 Jahren als festangestellter Softwareentwickler und –berater wird es Zeit für etwas Neues.

Mit Waidner IT Solutions will ich mein gesammeltes Wissen und die Erfahrung auch anderen zur Verfügung stellen. Ich habe gemerkt, dass es für eine Tätigkeit als Berater sinnvoll ist, eine gewisse Unabhängigkeit zu bewahren, um unvoreingenommen eine gegebene Situation beurteilen und Vorschläge zur Optimierung machen zu können. Dafür habe ich den Weg des Freiberuflers gewählt und ich bin gespannt, welche Projekte nun auf mich zukommen werden. Ich konzentriere mich hierbei auf 4 Bereiche:

  • Softwareberatung – wie finde ich die richtige Software für meine Unternehmensprozesse
  • Softwareentwicklung – Komplettentwicklung oder Erstellung von Programmkomponenten
  • Projektunterstützung – Leitung von Softwareprojekten oder Unterstützung Ihres Teams
  • Testmanagement – Crashtests für Ihre Software und Begleitung bei der Projekteinführung

Falls Sie mehr Informationen über mein Unternehmen oder meine Arbeitsweise lesen wollen, können Sie sich auf meiner Website umsehen. Eine Zusammenfassung meiner wichtigsten Arbeiten der letzten Zeit findet sich in der Projektübersicht.

Ich würde mich freuen, mit Ihnen Kontakt aufnehmen und meine Erfahrung in Ihr Unternehmen einbringen zu können.

Waidner IT Solutions