Wissen Sie, was Ihre Infrastruktur im Innersten zusammenhält?

Cloud, DevOps, Dateitransfer, Remote Administration, Big Data – was haben diese Begriffe alle gemeinsam? Marketingsprech? Auch, aber nicht das Entscheidende. Es geht um Ihre Infrastruktur, genauer gesagt, um eines der wichtigsten Protokolle dahinter: SSH oder auch secure shell.

SSH ist erst einmal ein Protokoll und ein Stück Software, das vor gut 20 Jahren das Licht der Welt erblickt hat, um ein Ersatz für die unsicheren Protokolle telnet und ftp zu bieten. So weit, so unspektakulär. Durch die mittlerweile allerdings erhebliche Verbreitung (es gibt kaum eine Linux/Unix-Distribution ohne ssh) ergeben sich allerdings Einsatzszenarien, die man sich damals kaum vorgestellt hat.

In der Cloud werden in Windeseile virtuelle Maschinen aufgebaut und mit Software versorgt. Was nutzen die Skripte, die dies bewerkstelligen? SSH!

DevOps, also die einfache und schnelle Verteilung von Software und Konfigurationen in Netzwerken wird durch Tools wie Ansible oder Puppet ermöglicht. Und die nutzen als Unterbau? SSH!

Dateien müssen verschlüsselt übertragen werden, oft nutzt man dafür SFTP. Als Protokoll setzt dies auf? SSH!

Server in weltweit verteilten Netzwerken sollen einfach und zentral verwaltet werden. Also verbindet sich der Administrator remote  von einer Basis aus auf die Maschinen. Software? SSH!

Unternehmen sammeln Massen von Daten (Big Data), um sie beispielsweise in Rechnerclustern mit Hadoop auszuwerten. Wieder spielt SSH eine Rolle!

Gemeinsam mit Christian Kreß arbeite ich bei inovasec daran, dass diese Strukturen transparent und sicher bleiben. Wenn Sie besseren Überblick in Ihrem Netz gewinnen wollen, dann sprechen Sie mit uns! Wir freuen uns jetzt schon darauf.

Softwareinventur – Effizienz steigern, Synergien nutzen, Kosten sparen

Wissen Sie, welche Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird? Spätestens wenn die Frage aufkommt „Haben wir für Thema X ein passendes Programm?“ wird das Thema akut. Die IT-Abteilung wird gefragt und man geht davon aus, dass man dort weiß, was im Haus vorhanden ist – oft ist das aber nicht der Fall. Eine Übersicht der Server ist meist noch existent, aber ob das, was darauf installiert sein sollte, noch aktuell ist, weiß man oft erst, wenn nachgesehen wird. Fachabteilungen versuchen sich in diesem Fall gerne selbst zu helfen, die Schatten-IT entsteht.

Gibt es ein CRM? – Klar.
Haben wir ein Reporting Tool für die Umsätze? – Natürlich.
Steht da auch drin, welche Produkte die Kunden gekauft haben? – Muss ich nachsehen.
Wo lege ich die Beschwerden ab? – Ähh …
Warum steht unser neues Produkt eigentlich nicht auf der Website? – Hmm …
Sind wir von der Sicherheitslücke XYZ betroffen? – Wahrscheinlich nicht …Weiterlesen

Wie finde ich meinen Engpass ?

Weakest linkWenn es um die Optimierung von Abläufen geht, fällt oft das Wort Engpass. Oder auch engpasskonzentrierte Strategie. Die Aussage ist klar, aber für viele Menschen irgendwie doch nicht richtig nachvollziehbar. Ein kurzer Überblick:

Ein Prozess läuft nicht richtig, meist zu langsam oder ineffektiv. Die Standardlösung ist oft, mehr Ressourcen auf den Prozess zu verwenden, ihn zu verbessern wo es nur geht. Nach einer Weile tritt allerdings ein seltsames Phänomen auf: der Prozess wird noch langsamer. Warum?

Man stellt sich den Prozess als Kette vor, so richtig robust mit Metallgliedern, an der Decke mit einem stabilen Haken befestigt. An einer einzigen Stelle allerdings sind zwei dieser Metallglieder nur durch eine Büroklammer verbunden. Das vielzitierte schwache Glied. Was passiert nun, wenn ich die Kette verstärke? Solange ich oberhalb der Büroklammer verstärke passiert genau gar nichts. Die Kette wird nicht stabiler. Verstärke ich unterhalb der Schnur, passiert lange auch nichts, aber irgendwann wird die Büroklammer sich dehnen, weil die Kette zu schwer ist. Genau das passiert mit Prozessen, die an der falschen Stelle verbessert werden.Weiterlesen

Einführung neuer Software – die wirklich wichtigen Fragen an die Entwickler

Bei Ihnen steht die Entwicklung einer neuen Software an. Vielleicht wird das alte, noch auf Excel basierende Kundendatenbank durch eine professionelle CRM-Lösung abgelöst. Oder die Produktion erhält endlich den lange gehegten Wunsch einer Planungssoftware erfüllt, die den nötigen Überblick schaffen soll. Der Partner für die Implementierung ist gefunden und man will endlich in das Projekt starten – doch irgendwie gibt es diese kleinen Unsicherheiten, die man mit sich im Kopf herumträgt…

  • Wurden meine Anforderungen von den Entwicklern wirklich verstanden, oder nur notiert?
  • Mein Unternehmen stellt sehr spezialisierte Produkte her, passt die Software wirklich zu unseren Geschäftsabläufen?
  • Ist der angegebene Zeitplan so realistisch? Schließlich sind Sommerferien, wurde das berücksichtigt?
  • Was machen wir eigentlich mit den Daten, die schon vorhanden sind. Kann man die übernehmen, oder müssen wir alles von Hand eingeben?
  • Wie wird die Einführung des neuen Systems laufen? Der Plan klingt gut, aber vielleicht haben wir irgendetwas vergessen.
  • Soll ich die Entwicklungsfirma damit eigentlich belästigen, oder stelle ich mich mit diesen Fragen einfach nur bloß?

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Fehlt noch was – ein mobiler Einkaufshelfer

Fehlt noch wasKaufen Sie noch mit einem verschmierten Zettel aus Papier ein, auf dem kaum zu entziffern ist, was der Lebenspartner hinzugefügt hat? Oder nutzen Sie bereits das Smartphone dafür und man ist bei gemeinsamen Einkaufen davon genervt, dass die Listen nicht synchron sind? Oder die genutzte App fürs Einkaufen hat dermaßen viele Funktionen und Zusatzangaben für einen Artikel, dass es länger dauert als vorher, die Liste zu erstellen?

Mich persönlich hat es dazu angeregt, einen eigenen Ansatz für den elektronischen Einkaufszettel zu erstellen. Einfach, schnell und die Listen sind zwischen den Nutzern teilbar und synchronisiert.

Falls Sie Lust auf einen (kostenlosen, unverbindlichen, und ganz bestimmt grandios tollen) Testlauf haben, dann würde ich mich freuen, wenn ich Ihnen ein Konto anlegen darf und Sie sich unter

http://fehltnochwas.de

Ihre persönliche Einladung dafür abholen.

Ich bin für Anregung, Kritik, Verbesserungsvorschläge und Einladungen auf ein Bier jederzeit offen.

Der Newsletter muss raus – Digitalisierung in der Praxis

So oder so ähnlich kennt man es. Lange geplant, aber dann doch plötzlich da. Der Termin zum Versand des nächsten Firmennewsletters, der für den Vertrieb immens wichtig ist. Schnell werden zwei Excel-Listen zusammengestellt, die alle relevanten Kundenansprechpartner enthalten sollen und einem Mitarbeiter in die Hand gedrückt mit den Worten „Das eine sind die Kunden aus dem CRM, das andere die neuen Interessenten aus dem Web. Pack‘ die beiden Listen eben mal zusammen und stelle eine Liste für den Vertrieb D-A-CH zusammen! Danke!“.

Spätestens hier zuckt man innerlich zusammen, da die Probleme hinlänglich bekannt sind. Aber nach dem Öffnen der beiden Dateien versteht man erst den wahren Umfang der Aufgabe:

  • 2 Listen – warum eigentlich?
  • Duplikate – sind die herausgefiltert?
  • D-A-CH – die Email-Adressen enden auf .ru, .com.au, .com, .it, … sind die Empfänger wirklich alle deutschsprachig?
  • Warum haben die beiden Listen eigentlich unterschiedliche Spalten?
  • Email-Adressen – ein Teil der Felder enthält mehr als eine, andere Felder sind leer
  • … die Liste lässt sich (fast) beliebig fortsetzen

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Kommunikation ist alles – heute: bei der Post

Manchmal zeigen die Anekdoten aus dem Leben recht gut, wie es um die Kommunikation zwischen Anwender und IT bestellt ist.

Ich war heute Abend in einer kleinen Postfiliale. Beim Kassieren dauerte es etwas länger und die Verkäuferin entschuldigte sich damit, dass der Computer schon die ganze Woche nicht das tut, was er soll. Nämlich scannen, den Preis erkennen und anzeigen. Wer ist Schuld? Die IT. Schon Montag wurde der Helpdesk (der ist ausgelagert nach „irgendwo-im-Osten“) benachrichtigt. Der Jemand, der am Dienstag vorbeikam (natürlich ebenfalls ein outgesourceter Drittanbieter), hat sich des Problems angenommen. Der Hinweis der Verkäuferin, dass es nicht am Scanner liegt, da dieser schon einmal getauscht wurde, ist ignoriert worden. Also ein weiterer Scannertausch und den Tag darauf der nächste Anruf beim Helpdesk. Es wird wieder jemand (höchstwahrscheinlich auch nicht der gleiche Techniker wie am Dienstag) kommen und diesmal etwas mehr Zeit investieren. Ausgang offen.

Was kann man aus solchen Anekdoten lernen?

  • Anwender meckern gerne über die IT. Interessanterweise auch oft zu Recht. Die IT hört nämlich nicht zu. Die Begründung ist oft, dass die Anwender „eh keine Ahnung haben“, was oft sogar stimmt, wenn es die Technik betrifft. Sie wissen aber, was nicht funktioniert und wie es funktionieren sollte. Hier lohnt sich das Zuhören wieder.
  • IT wird oft ausgelagert, um Preise zu drücken. Gleichzeitig drückt man damit aber auch die Wertschätzung. Technik und Menschen werden austauschbar und beliebig, man hat kein Interesse daran, Qualität zu bieten.
  • Das Resultat ist in Kombination oft, wie in meinem Beispiel, das 2x die Hotline angerufen wird, 2x die Anfahrt bezahlt wird, 2x versucht wird zu reparieren, … Unnötig, wenn beide Seiten zuhören würden und ein Interesse an einer Lösung besteht.

Wie wäre es, wenn es jemanden gibt, der beide Seiten versteht? Der zwischen den Parteien „Anwender“ und „Techniker“ vermitteln kann. Dem Anwender erklären, wie die Technik richtig funktionieren kann und dem Techniker verständlich machen, was der Anwender will. Fiktion? Fragen Sie mich!

Drei Dinge, die Sie nie sagen wollten

„Warum geht mit der neuen Standardsoftware eigentlich alles umständlicher als vorher?“

Vielleicht gab es vorher eine kleinere Lösung, die zwar nicht so viel konnte, aber besser innerhalb Ihrer Systemlandschaft vernetzt war? Oder die Mitarbeiter kamen mit der Excel + Papier – „Lösung“ besser klar, weil sie weniger komplex war?

Höchstwahrscheinlich ist die Ursache allerdings eine andere. Bei der Einführung der neuen Standardlösung wurde der Standardfehler gemacht: die Anwender wurden nicht richtig befragt und daher die echten Bedürfnisse nicht in Erfahrung gebracht. Aber das muss nicht heißen, dass die neue Software nicht passt. Eventuell muss sie einfach noch etwas passender gemacht werden und besser mit ihren bestehenden Systemen verbunden werden. Das lässt sich mit guter Beratung meist problemlos und schnell lösen.

„Gibt es denn nichts besseres, als Excel und Access?“

Klar gibt es das, aber man muss den Mut haben, danach zu suchen. Die beiden hier angesprochenen Programme von Microsoft sind wirklich zwei tolle Tools. Relativ einfach zu bedienen und mächtig – aber haben ihre Grenzen.

Ein Softwareberater kann Ihnen helfen, die Ist-Situation zu erfassen, gemeinsam ein Verständnis zu gewinnen und zu überlegen, ob und wie man ablösen kann. Vielleicht bleibt man ja doch bei der Office-Lösung und erweitert diese um professionelle Funktionen, auch das ist durchaus möglich und kostet vor allem nicht die Welt.

„Ist es so schwierig zu verstehen, was wir brauchen?“

Wahrscheinlich nicht, aber eventuell ist ihr Softwareanbieter ein Technik-Freak, der sich auf die tollen Features und genial komplexen Funktionen seiner Software fixiert hat. Davon gibt es leider nicht wenige. Ich fühle mich immer an den Moment erinnert, wenn ich mit dem Auto in die Werkstatt fahre und der Mechaniker mir erklären will, warum der Motor nicht immer anspringt.

Was beiden fehlt, ist ein Übersetzer zwischen Mensch und Techniker. Jemand, der die technische Seite kennt, sie aber so formulieren kann, dass ein Anwender versteht, wie es gemeint ist. Fragen Sie mich (also zum Thema IT, nicht beim Auto).

42 – Die Lösung aller Aufgabenprobleme

Heute morgen habe ich auf dem IT-Unternehmerfrühstück in Eschborn die Gelegenheit gehabt, einmal meine Art der Aufgabenverwaltung darzustellen.

Damit nicht nur unsere kleine Runde etwas davon hat, das Ganze hier noch einmal in kurzer Schriftform. Wer es detaillierter mag, kann mich gerne kontaktieren und ich beantworte alle Fragen oder halte die Präsentation auch gerne für ihr Team.

Warum überhaupt ein neues System?

Früher ™ habe ich meine Termine im Kalender vermerkt und Aufgaben meist im Tool des Monats vermerkt (zuletzt beispielsweise die Aufgabenliste von Outlook). Dabei habe ich allerdings gemerkt, dass es nicht gerade effizient war, ich immer noch viel zu viel im Kopf haben musste und es einfach keine klare Struktur gab, was wo abgelegt wurde.

Mein Ziel jeden Abend war: eine leere Inbox, und dazu gehört nicht nur die email, sondern auch sonst alles, was sonst so über den Tag anfällt (Plakate, die ich gesehen habe. Bücher, die ich eventuell lesen möchte, …)

Den Kopf frei bekommen eben.

Was ist mir wichtig?

Es muss so einfach wie möglich funktionieren, immer und überall (also auch im Urlaub) und mir keine unnötigen Einschränkungen auferlegen.

Der Weg dorthin

Ohne externe Informationen ist es schwer, ein eigenes System aufzusetzen. Also habe ich zuerst einmal nach Inspiration gesucht, Bücher gelesen und diverse Software getestet. Die Essenz aus allem für mich lautet: Immer nur eine Komponente auf einmal ändern. Nur so kann man herausbekommen, ob es eine Verbesserung oder Verschlechterung darstellt.

Das System – Getting things done

Die Vorbehalte waren wirklich groß. Ein Amerikaner, der verspricht, dass man Aufgaben wirklich abgearbeitet bekommt. Ordnung ins Chaos bringen und dabei noch möglichst ohne markige Sprüche – ok, letzteres hat nicht ganz geklappt, aber David Allen schafft es tatsächlich, mit einem sehr einfachen System, das vor allem keine besondere Technik, Software oder ähnliches voraussetzt, sehr viel gut zu lösen.

Collect – alles, was einem einfällt, was in Form von Zetteln, Emails, Notizen, Flyern … in die Hände fällt, wird gesammelt (für meine Besprechungsnotizen habe ich das schon einmal beschrieben) und regelmäßig abgearbeitet. Mindestens einmal täglich, aber nicht zu oft.

Process – alle gesammelten Informationen werden nur einmal angefasst und es wird sofort entschieden, ob

  • es in den Müll kann -> sofort wegwerfen
  • es eine Information darstellt, die wichtig ist -> einem Projekt oder dem Archiv zuordnen
  • es eine Aufgabe ist -> hier wird es detaillierter
    • Aufgaben unter 2 Minuten Dauer sofort erledigen
    • Kann man es delegieren -> wenn ja, weitergeben
    • Ansonsten in die Aufgabenliste oder den Kalender

Review – einmal pro Woche (bei mir Freitag morgen) werden die Aufgabenliste und der Kalender durchgesehen. Die Aufgaben für die nächste Woche werden geplant und der Fortschritt für die aktuellen Projekte angesehen.

Wer mehr Details wissen mag, den verweise ich gerne auf das Buch, entweder im englischen Original, oder in der deutschen Übersetzung.

Was hilft mir bei meiner Arbeit?

  • Email und Kalender sind bei Google Apps geparkt (gmail und google calendar)
  • Evernote verwaltet meine Notizen
  • Ich nutze Notizbücher von Leuchtturm 1917 zum Mitschreiben, in Kombination mit Whitelines Link landet alles direkt in Evernote
  • Sollte mir etwas im Auto einfallen, spreche ich es auf meine Mailbox, die schickt es per Mail an mich

Die Folien zur Präsentation sind bei swipe.to abrufbar.

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Waidner IT Solutions