Mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Bei unserem IT-Unternehmerfrühstück heute morgen kamen wir neben der Archivierung und Durchsuchbarkeit von Emails auch auf das Thema Organisation und Ablage, und ich habe in Stichworten mein System (wenn man das überhaupt so nennen kann) vorgestellt. Da ich um eine kurze Zusammenfassung gebeten wurde, dachte ich mir, mache ich das einfach öffentlich, dann haben mehr Menschen etwas davon.

Also – mein Mash-up Email / Inbox-Zero / GTD

Ich nutze für meine Emails Google Mail, da die Volltextsuche innerhalb des Systems einfach grandios gut funktioniert. Völlig abgeschafft habe ich eine klassische Sortierung nach Kunden oder Projekten. Spätestens, wenn man mehrere Kunden in einem Projekt hat, oder das gleiche Projekt bei mehreren Kunden durchgeführt hat, ist das hinfällig. Mit Labels geht das besser, aber warum soll ich in einen Labelordner springen, wenn ich auch einfach den gleichen Begriff in die Suche eingeben kann?

Daher sieht meine minimalistische Ansicht so aus:

MailboxDer Posteingang wird regelmäßig bearbeitet. Ich habe absichtlich keine Benachrichtigung aktiviert, die hält nur von konzentrierter Arbeit ab. So alle Stunde schaue ich durchschnittlich nach, ob neue Post da ist.

Jede eingegangene Mail wird gelesen und in nach folgendem Schema behandelt, das an „Getting things done (GTD)“ angelehnt ist:

  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert max. 2 Minuten? Sofort erledigen.
  • Habe ich persönlich etwas zu erledigen und es dauert länger als 2 Minuten? Wenn ja, dann als @Action kennzeichnen (ob das nun ein Ordner ist, oder als Label realisiert ist, spielt keine Rolle) und damit ist die Mail aus dem Eingang raus.
  • Kann ich die Aufgabe delegieren? Wenn ja, dann die Mail an den Kollegen weiterleiten und mich selbst in BCC setzen. Damit ist sie ebenfalls aus dem Eingang raus. Eine Regel sorgt dann dafür, dass die bcc-gesendete Mail als @WaitingFor gekennzeichnet wird.
  • Enthält die Mail relevante Informationen, aber keine Aufgaben? Archivieren.
  • Alles andere ist nicht relevant und wird gelöscht oder als Spam markiert.

Die Ordner @Action und @WaitingFor arbeite ich in regelmäßigen Intervallen konzentriert und themengruppiert ab. Auf die Art bleibt der Arbeitsfluss erhalten, man erstickt nicht in einem vollen Posteingang und hat ein gutes Gewissen, dass nichts verloren geht.

 

Waidner IT Solutions