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Vom Flurfunk zum Business Process Management

Business process management ist einer dieser Fachbegriffe, denen viele Unternehmen gerne aus dem Weg gehen, weil es sich auf einmal sperrig anfühlt. Viele Unternehmer sind der Meinung, dass dann die Dynamik verschwindet, Reaktionen auf spontane Ereignisse langsamer vollzogen werden. Gerade mittelständische Unternehmen, die ein schnelles Wachstum erzielt haben, stehen aber oft genau vor dieser Herausforderung. Eine Liste von Punkten, die dafür sprechen, dass eine professionelle Lösung ihrer Prozesse angedacht werden sollte.

  • Ihr Unternehmen hat ein sehr schnelles Wachstum hingelegt
  • Der Flurfunk alleine reicht nicht mehr, Mitarbeiter fühlen sich außen vor
  • Neue Mitarbeiter sind nur schlecht in den Informationsfluss an der Kaffeemaschine integriert
  • Es gibt eine neue Führungsebene zwischen Inhabern und Mitarbeitern
  • Mitarbeiter wollen – zu Recht – im Urlaub nicht mehr mit Firmenaufgaben betraut werdenWeiterlesen

Einführung neuer Software – die wirklich wichtigen Fragen an die Entwickler

Bei Ihnen steht die Entwicklung einer neuen Software an. Vielleicht wird das alte, noch auf Excel basierende Kundendatenbank durch eine professionelle CRM-Lösung abgelöst. Oder die Produktion erhält endlich den lange gehegten Wunsch einer Planungssoftware erfüllt, die den nötigen Überblick schaffen soll. Der Partner für die Implementierung ist gefunden und man will endlich in das Projekt starten – doch irgendwie gibt es diese kleinen Unsicherheiten, die man mit sich im Kopf herumträgt…

  • Wurden meine Anforderungen von den Entwicklern wirklich verstanden, oder nur notiert?
  • Mein Unternehmen stellt sehr spezialisierte Produkte her, passt die Software wirklich zu unseren Geschäftsabläufen?
  • Ist der angegebene Zeitplan so realistisch? Schließlich sind Sommerferien, wurde das berücksichtigt?
  • Was machen wir eigentlich mit den Daten, die schon vorhanden sind. Kann man die übernehmen, oder müssen wir alles von Hand eingeben?
  • Wie wird die Einführung des neuen Systems laufen? Der Plan klingt gut, aber vielleicht haben wir irgendetwas vergessen.
  • Soll ich die Entwicklungsfirma damit eigentlich belästigen, oder stelle ich mich mit diesen Fragen einfach nur bloß?

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Fehlt noch was – ein mobiler Einkaufshelfer

Fehlt noch wasKaufen Sie noch mit einem verschmierten Zettel aus Papier ein, auf dem kaum zu entziffern ist, was der Lebenspartner hinzugefügt hat? Oder nutzen Sie bereits das Smartphone dafür und man ist bei gemeinsamen Einkaufen davon genervt, dass die Listen nicht synchron sind? Oder die genutzte App fürs Einkaufen hat dermaßen viele Funktionen und Zusatzangaben für einen Artikel, dass es länger dauert als vorher, die Liste zu erstellen?

Mich persönlich hat es dazu angeregt, einen eigenen Ansatz für den elektronischen Einkaufszettel zu erstellen. Einfach, schnell und die Listen sind zwischen den Nutzern teilbar und synchronisiert.

Falls Sie Lust auf einen (kostenlosen, unverbindlichen, und ganz bestimmt grandios tollen) Testlauf haben, dann würde ich mich freuen, wenn ich Ihnen ein Konto anlegen darf und Sie sich unter

http://fehltnochwas.de

Ihre persönliche Einladung dafür abholen.

Ich bin für Anregung, Kritik, Verbesserungsvorschläge und Einladungen auf ein Bier jederzeit offen.

Der Newsletter muss raus – Digitalisierung in der Praxis

So oder so ähnlich kennt man es. Lange geplant, aber dann doch plötzlich da. Der Termin zum Versand des nächsten Firmennewsletters, der für den Vertrieb immens wichtig ist. Schnell werden zwei Excel-Listen zusammengestellt, die alle relevanten Kundenansprechpartner enthalten sollen und einem Mitarbeiter in die Hand gedrückt mit den Worten „Das eine sind die Kunden aus dem CRM, das andere die neuen Interessenten aus dem Web. Pack‘ die beiden Listen eben mal zusammen und stelle eine Liste für den Vertrieb D-A-CH zusammen! Danke!“.

Spätestens hier zuckt man innerlich zusammen, da die Probleme hinlänglich bekannt sind. Aber nach dem Öffnen der beiden Dateien versteht man erst den wahren Umfang der Aufgabe:

  • 2 Listen – warum eigentlich?
  • Duplikate – sind die herausgefiltert?
  • D-A-CH – die Email-Adressen enden auf .ru, .com.au, .com, .it, … sind die Empfänger wirklich alle deutschsprachig?
  • Warum haben die beiden Listen eigentlich unterschiedliche Spalten?
  • Email-Adressen – ein Teil der Felder enthält mehr als eine, andere Felder sind leer
  • … die Liste lässt sich (fast) beliebig fortsetzen

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Kommunikation ist alles – heute: bei der Post

Manchmal zeigen die Anekdoten aus dem Leben recht gut, wie es um die Kommunikation zwischen Anwender und IT bestellt ist.

Ich war heute Abend in einer kleinen Postfiliale. Beim Kassieren dauerte es etwas länger und die Verkäuferin entschuldigte sich damit, dass der Computer schon die ganze Woche nicht das tut, was er soll. Nämlich scannen, den Preis erkennen und anzeigen. Wer ist Schuld? Die IT. Schon Montag wurde der Helpdesk (der ist ausgelagert nach „irgendwo-im-Osten“) benachrichtigt. Der Jemand, der am Dienstag vorbeikam (natürlich ebenfalls ein outgesourceter Drittanbieter), hat sich des Problems angenommen. Der Hinweis der Verkäuferin, dass es nicht am Scanner liegt, da dieser schon einmal getauscht wurde, ist ignoriert worden. Also ein weiterer Scannertausch und den Tag darauf der nächste Anruf beim Helpdesk. Es wird wieder jemand (höchstwahrscheinlich auch nicht der gleiche Techniker wie am Dienstag) kommen und diesmal etwas mehr Zeit investieren. Ausgang offen.

Was kann man aus solchen Anekdoten lernen?

  • Anwender meckern gerne über die IT. Interessanterweise auch oft zu Recht. Die IT hört nämlich nicht zu. Die Begründung ist oft, dass die Anwender „eh keine Ahnung haben“, was oft sogar stimmt, wenn es die Technik betrifft. Sie wissen aber, was nicht funktioniert und wie es funktionieren sollte. Hier lohnt sich das Zuhören wieder.
  • IT wird oft ausgelagert, um Preise zu drücken. Gleichzeitig drückt man damit aber auch die Wertschätzung. Technik und Menschen werden austauschbar und beliebig, man hat kein Interesse daran, Qualität zu bieten.
  • Das Resultat ist in Kombination oft, wie in meinem Beispiel, das 2x die Hotline angerufen wird, 2x die Anfahrt bezahlt wird, 2x versucht wird zu reparieren, … Unnötig, wenn beide Seiten zuhören würden und ein Interesse an einer Lösung besteht.

Wie wäre es, wenn es jemanden gibt, der beide Seiten versteht? Der zwischen den Parteien „Anwender“ und „Techniker“ vermitteln kann. Dem Anwender erklären, wie die Technik richtig funktionieren kann und dem Techniker verständlich machen, was der Anwender will. Fiktion? Fragen Sie mich!

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